L’envoi d’e-mails est devenu aujourd’hui un élément incontournable dans la gestion quotidienne de la communication en entreprise. Parfois, lors de ces envois, vous êtes amenés à utiliser les champs « CC » et « CCI ». Vous vous êtes sûrement demandé à plusieurs reprises quelle est la différence entre ces deux options et quand les utiliser. Cet article se propose de lever le voile sur ces champs essentiels dans la gestion de vos e-mails
CC : Carbon Copy, une mise en copie directe
Le terme « CC » provient de l’anglais « Carbon Copy », soit copie carbone en français. Cette appellation trouve son origine dans l’époque de la machine à écrire, où une feuille de papier carbone était placée entre deux feuilles de papier pour réaliser une copie du document original.
Dans le contexte des e-mails, le champ « CC » est utilisé lorsqu’on souhaite mettre une ou plusieurs personnes en copie d’un e-mail. Les adresses e-mail ajoutées dans ce champ seront visibles par tous les destinataires de l’e-mail. C’est une manière transparente d’impliquer plusieurs personnes dans une conversation par e-mail.
Pour autant, il convient d’être prudent dans l’utilisation de ce champ. Si vous mettez trop de personnes en copie, cela peut donner l’impression que vous ne respectez pas la confidentialité des informations partagées. De plus, cela peut entraîner un encombrement de la boîte de réception des destinataires.
CCI : Copie Carbone Invisible, pour une gestion discrète des destinataires
Le champ « CCI », pour « Copie Carbone Invisible », assure une fonction similaire à celle du champ « CC ». La différence majeure réside dans le fait que les adresses e-mail ajoutées dans ce champ sont cachées aux autres destinataires de l’e-mail.
L’utilisation du champ « CCI » est particulièrement pertinente dans certaines situations. Par exemple, si vous envoyez un e-mail à un grand nombre de personnes qui ne se connaissent pas nécessairement entre elles, il peut être judicieux d’utiliser le champ « CCI » pour préserver la confidentialité des adresses e-mail de chacun. De même, si vous envoyez un e-mail à plusieurs personnes sans qu’elles aient besoin de savoir qui d’autre reçoit l’e-mail, le champ « CCI » est la solution idéale.
Il est important de noter que l’utilisation abusive du champ « CCI » peut donner l’impression d’un certain manque de transparence. Il convient donc de l’utiliser avec discernement, en tenant compte des enjeux de confidentialité et de transparence propres à chaque situation.
Les bonnes pratiques dans l’utilisation de CC et CCI
L’utilisation des champs « CC » et « CCI » doit se faire dans le respect des bonnes pratiques de communication par e-mail. Voici quelques conseils pour bien utiliser ces champs :
- Réservez le champ « CC » pour les personnes qui doivent être informées de la conversation, mais qui n’ont pas à y participer activement.
- Utilisez le champ « CCI » pour préserver la confidentialité des adresses e-mail des destinataires, en particulier dans le cas d’un envoi à un grand nombre de personnes.
- Veillez à ne pas abuser de l’utilisation de ces champs pour éviter l’encombrement des boîtes de réception et le sentiment d’une communication excessive.
- Soyez transparent sur l’utilisation de ces champs. Par exemple, si vous utilisez le champ « CCI », vous pouvez le mentionner dans le corps du message pour éviter toute confusion.
CC et CCI : des outils essentiels de votre gouvernance e-mail
En conclusion, les champs « CC » et « CCI » constituent des outils essentiels de votre gouvernance e-mail. Ils permettent une gestion fine et adaptée de vos destinataires, en fonction des besoins de transparence et de confidentialité de chaque situation.
Un usage bien maîtrisé de ces champs contribue à une communication par e-mail efficace et respectueuse des destinataires. Alors, n’hésitez pas à les utiliser judicieusement dans vos prochains e-mails !
En somme, l’envoi d’e-mails n’aura plus aucun secret pour vous !